Q-Arsip

Sistem Data Digital Pengelolaan Arsip

Ditulis oleh : Nurhayati, SE (Arsiparis Ahli Pertama)

Teknologi Informasi telah menyebabkan informasi dicetuskan dan dipindahkan menggelembung dan mengglobal dalam waktu yang cepat. Informasi dengan mudah juga dapat dialih mediakan dari media yang satu ke media yang lain. Teknologi Informasi juga mempengaruhi pekerjaan di bidang informasi. Upadhaya (2004: 70) menyatakan bahwa sekurang-kurangnya terdapat dua pekerjaan dibidang informasi yang dapat dihilangkan, yakni pemeliharaan dan penggandaan hardcopy. Tentu saja, penghilangan kedua pekerjaan itu hanya berlaku untuk informasi yang tersimpan dalam dokumen elektronik.

Berbeda daripada dokumen berbasis kertas, dokumen elektronik juga membuat titik sibak (access point) menjadi lebih banyak, bahkan penelusuran melalui setiap kata yang terdapat dalam dokumen pun dimungkinkan. Dalam pengelolaan dokumen elektronik, akses terhadap informasi yang dikandungnya lebih berarti daripada dokumennya sendiri. Akan tetapi, sebenarnya, dokumen elektronik tidak akan menggantikan dokumen berbasis kertas dan perlu direncanakan untuk  mengakomodasikan keduanya (Upadhaya, 2004:5).

Penataan Arsip oleh Arsiparis
Penataan Arsip oleh Arsiparis
Data Center

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta mulai mengembangkan penyimpanan data secara digital untuk mempermudah pengelolaan arsip dengan tidak meninggalkan dokumentasi berbasis kertas. Hal ini diterapkan untuk mempermudah pencarian dokumen dan arsip oleh arsiparis sehingga informasi yang disampaikan lebih cepat dan akurat.

Q-Arsip

Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena

  1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
  2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Cloud Server. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
  3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan dan dapat dialkukan secara otomatik. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
  4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada peneliti  ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
  5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.